Um mehr Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen zu schaffen, hat der europäische Gesetzgeber eine neue Informationspflicht eingeführt. Schon bei der Datenerhebung sollen Sie als Bewerber/-in erfahren, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert und für welche Zwecke diese verarbeitet werden. Die nachfolgenden Informationen erhalten Sie aufgrund von Art. 13 DS-GVO.
1.1 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das Deutsche Historische Institut in Rom (nachfolgend DHI Rom), Via Aurelia Antica, 391, I-00165 Roma, vertreten durch Prof. Dr. Martin Baumeister. Das DHI Rom ist ein Institut der Max Weber Stiftung Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland, Rheinallee 6, 53173 Bonn, vertreten durch Dr. Harald Rosenbach, Tel. +49 228 377860, Fax: +49 228 3778619, E-Mail: info@maxweberstiftung.de. Sie erreichen den Verantwortlichen unter folgenden Kontaktdaten: Telefon +39 06 6604921, Telefax +39 06 6623838, info@dhi-roma.it. Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter privacy@dhi-roma.it.
1.2 Zwecke, Rechtsgrundlagen und Bereitstellung Ihrer Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden dazu verarbeitet, das Bewerbungsverfahren durchzuführen und Sie in diesem Rahmen zu beurteilen. Damit Sie am Bewerbungsverfahren teilnehmen können, müssen Sie sich in unserem Bewerbungsportal zunächst registrieren. Dies ermöglicht Ihnen, die Bewerbungsunterlagen vor deren Absendung zu speichern und zu bearbeiten. Ferner verwenden wir Ihre Daten dazu, mit Ihnen zu kommunizieren und um unsere Interessen im Fall einer rechtlichen Auseinandersetzung zu wahren. Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach § 26 Abs. 1 BDSG (neu), wonach Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Die Bereitstellung der Daten ist vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Bereitstellung können Sie nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigt werden.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich in manchen Fällen ferner nach Art. 6 Abs. 1 f). DS-GVO, wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich ist und sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Beurteilung Ihrer Leistungsfähigkeit und Qualifikation, der Digitalisierung von Dokumenten und der Optimierung der stattfindenden Arbeitsabläufe insgesamt.
Die Angabe von besonderen Kategorien personenbezogener Daten wie beispielsweise der rassischen oder ethnischen Herkunft, der Angabe von religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen oder auch Gesundheitsdaten werden von uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht gefordert. Sollten solche Angaben dennoch gemacht werden, geschieht dies auf freiwilliger Basis und hat keine Auswirkungen auf die Auswahlentscheidung.
Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach § 26 Abs. 3 BDSG (neu), wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt.
Besondere geforderte Angaben zu Kategorien personenbezogener Daten, wie die Angabe zur Schwerbehinderteneigenschaft, verarbeiten wir im Einzelfall gemäß Art. 9 Abs. 2 b) DS-GVO.
Wir können Ihre Bewerbung nur berücksichtigen, wenn Sie uns die als Pflichtangaben gekennzeichneten Angaben zur Verfügung stellen. Diese sind erforderlich, um das Bewerbungsverfahren durchzuführen und die Geeignetheit für die jeweilige Stelle beurteilen zu können.
1.3. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger weitergegeben an:
- Abteilungen und interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z. B. Personalverwaltung, IT-Abteilung)
- Auftragsverarbeiter/-innen im Sinne von Art. 28 DS-GVO
- Vertragspartner/-innen (z. B. Banken im Falle einer Fahrtkostenerstattung)
Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland außerhalb der EU oder des EWR zu übermitteln.
2.1 Dauer der Speicherung
Die erstmalige Speicherung Ihrer Daten erfolgt mit Ihrer Registrierung auf der Webseite und der Speicherung Ihrer Daten nach Eingabe im Bewerbungsformular.. Die Dauer richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie nach unserem berechtigten Interesse an einer weiteren Aufbewahrung. Ihre Bewerbungsunterlagen und Daten werden nach erfolgter Ablehnung 6 Monate aufbewahrt.
Eine längere Aufbewahrung kann sich zudem im Einzelfall ergeben, wenn wir hieran ein berechtigtes Interesse haben und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht entgegenstehen. z. B. im Rahmen arbeits- oder verwaltungsgerichtlicher Verfahren.
Bei einer Einstellung werden Ihre Daten zwecks Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert und als Mitarbeiterdaten Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verarbeitet.
2.2 Betroffenenrechte
Ihnen stehen folgende Rechte zu: Sie haben ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO). Wir bemühen uns, Anfragen zügig zu bearbeiten.
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie ein Widerspruchsrecht, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Bereits stattgefundene Verarbeitungen bleiben bei einem Widerruf der Einwilligung rechtmäßig.
Gegen jede Maßnahme oder Unterlassung, die für die eigenen Interessen als verletzend betrachtet wird, kann die betroffene Person Beschwerde bei der Datenschutzbehörde oder beim ordentlichen Gericht einlegen.
2.3 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden (Art. 77 DS-GVO).
